为减少学院会议组织的盲目性，提高会议效率和质量，特作如下规定：

一、会议的组织与分工

1.学院召开的常规性会议(如党委会、院长办公会)以及全校性会议，由学院党政办公室负责会务工作。

2.由某部门召集，且涉及多个部门负责人参加的各类会议，由召集部门具体负责会务工作。

3.会务工作包括会议通知、会议资料的准备、会议室布置、会议记录、会议纪要整理等工作。会议记录或纪要每学期集中整理一次，报送学院档案室存档。

二、会议室的管理

1.主楼204会议室、211会议室、图书馆505会议室的使用，由学院办公室统一调配。

2.各单位使用会议室，应提前向院办提出使用申请，凡提前提出会议计划的，可优先使用会议室，但如遇有全校性紧急会议，应为学院会议让路。

3.会议召集部门应安排有关人员提前30分钟到院办领取会议室钥匙等相关物品，并保管好会议室公共设施。

三、会议纪律

1.各院（系）、部、处主要负责人，须把每周的任课时间表传给院办，通过全面掌握大家的任课时间，协调安排学院的会议时间。

2.员工上班时间需离开学院外出办事时，必须履行报告登记手序。一般人员外出须向部门负责人请假，干部外出必须在院办登记，以便掌握去向。

3.会议组织者需对每次会议的缺席情况进行登记， 并将登记情况每月向院办反馈一次，院办负责将掌握的情况每季度在全校范围内进行公布。每人的会议出席情况将纳入学院的年度业绩考核指标。

4.参会人员须按会议通知时间提前到达会场，无特殊情况不得迟到、早退或缺席。不能参加会议的应提前向会议组织者请假，并在获准的情况下，安排其他人员列席会议。

5.当会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律，只有形成会议决议的事项，参会人员才有传达的责任和义务。

四、会议精神的落实

1.会议决议、决策事项的跟进与落实，遵照“谁组织，谁落实”的原则进行督办落实。

2.会议跟进与落实的依据，以会议原始记录及会议纪要为准。

五、附则。

1.本办法由院办负责解释。

2.本办法自颁布之日起实施。

  哈尔滨信息工程学院

                       二〇一五年五月十五日

主题词：会议 管理 规定

哈尔滨信息工程学院办公室            2015年5月15日印发