哈尔滨信息工程学院校友会管理办法（试行）
 
第一章 总 则
第一条 为进一步规范和加强校友工作，推动学校教育事业的发展，制定本办法。
第二条 哈尔滨信息工程学院校友会（以下简称“校友会”）是由哈信息校友自愿组成，是非营利性的组织。
第三条 哈尔滨信息工程学院友包括在哈信息及其前身（哈尔滨华夏计算机职业学院）学习或工作过的学生和教职员工，以及被学校授予各种荣誉学位和荣誉职衔的中外各界人士。
第四条 学校各单位应提高对校友工作的认识，重视、关心和支持校友工作的开展。
第五条 任何单位和个人不得以校友会的名义从事个人目的的行为和活动，不得损害学校、校友会和校友联络组织以及校友的利益与声誉。
第二章 组织机构
第六条 校友会设会长一名，执行会长一名，常务副会长和副会长若干名，按照校友会章程行使职权，履行义务。校友会的最高权力机构是会员代表大会。理事会是会员代表大会的执行机构，理事会成员由校友代表选举产生。理事会在会员代表大会闭会期间领导本团体开展日常工作，对会员代表大会负责。
第七条 校友会下设秘书处，负责校友会的日常工作，主要工作内容如下：
（一）收集校友信息，建立校友工作网络和数据库并进行管理；
（二）多渠道联络校友，开发、整合校友资源，实现校友与学校资源共享，互助互利；
（三）负责校友会网站的建设和维护，以及校友通讯录的发放；
（四）指导和协助校友联络组织的筹备和成立，以及校友活动的开展，并做好各项备案工作；
（五）组织召开校友会理事会议，并承担其他与校友工作有关的工作。
第八条 校友会根据毕业学院和工作区域设立分支机构，分支机构按照校友会的章程和国家的法律、法规，在校友会授权的范围内开展活动、发展会员，不具有法人资格，不另行制订章程。
第九条 校友会的分支机构、代表机构是校友会的组成部分。在分支机构、代表机构下不得再设立分支机构、代表机构。
第三章 分支机构的成立、换届和注销
第一节 命 名
第十条 分支机构的名称，应在筹备设立之前报校友会秘书处审批。名称经审核后，必须按照审批后的组织全称或简称使用，不得随意更改。
第十一条 分支机构的命名原则
（一）在校内各学院或单位等范围内成立的，以“哈尔滨信息工程学院+学院/单位+校友会”命名。如：哈尔滨信息工程学院软件学院校友会。
（二）根据工作区域成立的，以“哈尔滨信息工程学院友会+地区名称分会等”命名。如：哈尔滨信息工程学院北京分会。
第二节 筹备及成立
第十二条 分支机构在正式成立之前，应预先成立筹备委员会，负责筹备和成立的有关工作。具体事项如下：
（一）筹备委员会向校友会提出筹备成立申请。申请材料包括：
1.书面申请书；
2.筹备委员会名单；
3.分支机构管理办法（草案）；
4.分支机构负责人候选名单。
（二）经学校校友会理事会批准后，筹备委员会方可组织召开成立大会。
1．提前15天向校友会提交成立大会材料（举行时间、地点、议程及参会人员等）；
2．成立大会议程应包含以下内容：
（1）筹委会介绍筹备过程；
（2）审议并通过分支机构的管理办法（草案）；
（3）审议并通过分支机构负责人侯选名单；
（4）当选的分支机构负责人代表讲话；
（5）哈尔滨信息工程学院校友会代表致辞。
（三）上报备案材料
1.成立大会会议材料；
2.分支机构负责人成员名单及简历材料；
3.分支机构管理办法；
4.校友名册（按照学校校友通讯录统一格式）。
第三节 换 届
第十三条 分支机构开展换届筹备工作时，应将换届议程和新一届工作机构人员建议名单在换届前30天提交至校友会秘书处。经校友会秘书处审核后，方可执行。换届后，应向校友会秘书处报送以下材料备案：
（一）换届大会会议材料；
（二）新一届分支机构负责人成员名单及简历材料；
（三）新的校友名册；
（四）其它应报送的材料，譬如新通过的管理办法等。
第四节 注 销
第十四条 分支机构申请注销的，应由所在机构的负责人提前30天向校友会秘书处提交书面报告，经批准后进行注销备案。
第十五条 因注销引起的相关事宜，按照学校校友会章程和国家有关规定执行。
第四章 分支机构的工作职责
第十六条 分支机构承担以下工作：
（一）在条件成熟的基础上，建立本机构网站；
（二）收集、整理本机构校友名册（印刷本和电子版）报送校友会秘书处，并向校友会推荐知名校友；
（三）积极组织开展校友活动，及时向校友会秘书处反馈活动信息，推动校友会可持续发展；
（四）加强与校友会以及其他分支机构间的沟通联络。
第十七条 分支机构应建立年会制度。每年应至少组织召开1次年会，公布年度工作总结报告，商议校友会建设和发展等事宜。
第十八条 分支机构应于每年3月1日前将年度工作总结及下年度工作计划、以及更新的校友名册报校友会秘书处备案。
第五章 捐赠资金的管理
第十九条 学校鼓励校友和社会各界自愿为学校捐赠物资用于学校教育事业的建设和发展。
第二十条 对于直接向校友会捐赠的款项，校友会严格按照《哈尔滨信息工程学院校友会财务管理办法》进行管理。
第二十一条 对于校友和社会各界有意捐赠学校教育事业建设和发展的项目，校友会会同哈尔滨信息工程学院教育发展基金会（以下简称“基金会”），通过基金会平台做好捐赠的各项管理。具体参考《哈尔滨信息工程学院教育发展基金会章程》、《哈尔滨信息工程学院教育发展基金会管理办法》及《哈尔滨信息工程学院教育发展基金会财务管理办法》。
第六章 附 则
第二十二条 本办法自公布之日起施行。
第二十三条 本办法由校友会秘书处负责解释。